Administratieve medewerkers DKO
Inleiding
In dit document analyseren we de planlastbevraging van het administratief DKO-personeel. Eerst wordt een algemene, korte samenvatting gegeven waarna elk thema specifiek behandeld wordt. VerDi en DenkBeeld maken bedenkingen en aanbevelingen die terug te vinden zijn in de grijze blokken.
Omdat de bevraging in de maand juni ’22 liep, werd intussen reeds (deels) tegemoet gekomen aan bepaalde problematieken die gesignaleerd worden. We denken hierbij specifiek aan de vereenvoudiging van het document “besteding lestijdenpakket – document C”.
Beknopte samenvatting
Het thema administratie vormt geen probleem voor onze administratieve medewerkers in het DKO.
Quick wins zijn te behalen op het vlak van dubbel werk ten aanzien van AgoDi.
Een hoog planlastgevoel wordt daarentegen wel gesignaleerd wat betreft de organisatorische aspecten van hun job.
Het eerder communiceren van lestijdenpakketten, een mechanisme dat zorgt voor stabiliteit ervan over de jaren heen en een transparantere tool voor opzoekingswerk in de regelgeving, zouden tegemoetkomen aan de vraag binnen het DKO op vlak van organisatie.
Wat de relatie met het schoolbestuur betreft, vestigen we de aandacht op het feit dat veel administratieve medewerkers, net als directeurs, (veel) te weinig ondersteuning krijgen vanuit hun schoolbestuur waar het vaak ontbreekt aan specifieke kennis over het DKO.
Waar ondersteuning vanuit schoolbesturen naar hun onderwijsinstellingen voornamelijk gericht is op leerplichtonderwijs, staan academies, die het dan ook nog moeten doen zonder middenkader, vaak in de kou. Alle werklast komt op die manier bij de directie en de administratieve medewerkers te liggen.
Er worden weinig problemen gemeld over de beleidstaken van onze administratieve medewerkers.
Er is eveneens weinig verontrustends te signaleren wat personeel betreft. De meeste administratieve medewerkers geven aan dat ze voldoende in staat zijn om te capteren wat er leeft bij hun collega’s. Men beschouwt dit aspect van de job over het algemeen niet als planlast.
Ook het luik communicatie zorgt niet voor extra planlast. De afspraken binnen de academie zijn hierover duidelijk en er is tevens voldoende tijd om te ‘deconnecteren’.
Administratieve medewerkers in het DKO kunnen bij collega’s terecht in geval van problemen of vragen. Het aanbod aan opleidingen ervaart men eveneens als voldoende en men krijgt vanuit de academie ook voldoende tijd om die te volgen.
Net zoals directeurs, besteden de administratieve medewerkers (te) veel tijd aan het oplossen van mankementen in verband met infrastructuur en materiaal.
Meer ondersteuning op vlak van BVH door het schoolbestuur, en meer middelen vanuit de Vlaamse Overheid om investeringen in infrastructuur te realiseren, kunnen tegemoetkomen aan de noden van het DKO en de administratieve medewerkers.
Ingrepen in volgorde van belang
Administratieve medewerkers in het DKO stellen volgende ingrepen voor om een grondige planlastvermindering te bewerkstelligen (in volgorde van belang):
- Administratieve vereenvoudiging
- Tijdige communicatie van wijzigende regelgeving
- Doordachte en goed geïmplementeerde regelgeving
- Structureel invoeren van voldoende beleidsondersteuning in elke academie
- Tijdige communicatie van omkadering
- Ommeslag maken vanuit de overheid van een controlecultuur naar een vertrouwenscultuur
- Performantere administratiesoftware
- Betere ondersteuning vanuit schoolbestuur
- Sterkere professionaliseringstrajecten/nascholing
- Duidelijke verwachtingen rond de leerplannen en het academie-eigen maken ervan
Geruststellend is dat de planlast in het DKO geen grote impact heeft op het welbevinden van administratieve medewerkers deeltijds kunstonderwijs
Bespreking per thema
1. Administratie
Administratieve medewerkers in het DKO beschouwen de administratieve taken van hun job als hun core-business en dus niet als planlast. Men geeft wel aan dat de frequent wijzigende regelgeving en het dubbel werk dat verricht dient te worden ten aanzien van AgoDi voor planlast zorgt. De beschikbare digitale tools ervaart men als sterk ondersteunend.
2. Organisatie
Net zoals dat het geval is voor directeurs, melden administratieve medewerkers in onze academies een hoog planlastgevoel bij organisatorische aspecten van hun job. Het gaat dan onder meer over de late communicatie van én jaarlijks wisselende lestijdenpakketten en onvoldoende aanbod van hulpmiddelen voor het doorgronden van de regelgeving.
3. Relatie schoolbestuur
Het algemeen beeld van de resultaten met betrekking tot de relatie met het schoolbestuur is relatief geruststellend. Ongeveer de helft van de respondenten geeft wel aan dat onrealistische verwachtingen van het schoolbestuur voor planlast kunnen zorgen.
Daarnaast is het belangrijk om te vermelden dat een meerderheid van de administratieve medewerkers aangeeft dat hun schoolbestuur te weinig kennis van de eigenheid van het Deeltijds Kunstonderwijs heeft waardoor het onvoldoende adequaat kan ondersteunen. Dit ligt volledig in lijn met de resultaten op deze vraag bij directeurs.
4. Beleid
Over het algemeen kunnen we spreken over een vrij positief beeld in de resultaten van het thema ‘beleid’.
De organisatie van promo en het opvolgen van zorgbeleid (IAC, …) vormen voor een meerderheid van de respondenten geen planlast. Wat opvolging van het zorgbeleid betreft, geven de meeste medewerkers bovendien aan dat ze er weinig tijd aan hoeven te besteden.
Een meerderheid van de administratieve medewerkers is van oordeel dat ze voldoende tijd krijgen voor al hun taken.
5. Personeel
Het opvolgen van personeel/collega’s vormt voor ongeveer de helft van de secretariaatsmedewerkers een belangrijk deel van hun werktijd, maar zij ervaren dit niet als planlast. Ook het helpen zoeken naar nieuwe collega’s beschouwt men eerder niet als planlast. Wat betreft communicatie met het team is er zelfs een grote meerderheid die aangeeft dat dit niet zorgt voor planlast en dat men ook niet het gevoel heeft dat dit te veel tijd in beslag neemt.
Een meerderheid van de administratieve medewerkers geeft bovendien aan dat ze goed op de hoogte zijn van wat er leeft bij de verschillende collega’s/leerkrachten.
6. Communicatie
Heel weinig administratieve medewerkers geven aan dat ze te veel tijd moeten besteden aan interne en externe communicatie. Een meerderheid van hen geeft bovendien aan dat dit aspect van hun job niet zorgt voor extra planlast en dat de afspraken rond interne en externe communicatie in de academie worden gerespecteerd.
De administratieve medewerkers in het DKO ervaren over het algemeen ook voldoende tijd om te ‘deconnecteren’.
7. Professionalisering
Ondanks dat men aangeeft dat een nipte meerderheid aangeeft dat men als starter onvoldoende voorbereid is voor de job van administratief medewerker, stellen we vast dat er algemeen gesproken voldoende aanbod is aan goede opleidingen en dat academies een manier gevonden hebben om het formeel en informeel overleg tussen collega’s te faciliteren. De meeste administratieve medewerkers geven dan ook aan dat ze voldoende tijd krijgen om te kunnen groeien en om zich bij te scholen.
8. Infrastructuur-materiaal
Net zoals directeurs, besteden administratieve medewerkers een belangrijk deel van hun werktijd aan het aanpakken van mankementen in het gebouw, aan de dossiers van BVH en het gebruik van de lokalen door externen. Een meerderheid van hen ervaart het oplossen van mankementen als planlastverhogend. De resultaten met betrekking tot BVH en het gebruik door externen zijn eerder gelijk verdeeld.